Privacy en gegevensbescherming
De Agilon HR Helpdesk is een AI-ondersteunde HR-helpdesk waarmee medewerkers praktische HR-vragen kunnen stellen op basis van interne documenten, policies, arbeidsreglementen en, indien geactiveerd, betrouwbare officiële bronnen. De tool is bedoeld als eerstelijnsinformatie en vervangt geen HR, legal of payrollspecialisten.
1. Rolverdeling tussen klant en Agilon
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van de HR Helpdesk binnen de eigen organisatie. De klant bepaalt wie toegang krijgt, welke documenten worden opgeladen, welke bewaartermijn geldt, welke privacytekst aan medewerkers wordt getoond en hoe vragen of rechten van medewerkers worden behandeld.
Agilon treedt op als leverancier en, waar van toepassing, als verwerker voor de diensten die Agilon uitvoert in opdracht van de klant, zoals installatie, configuratie, support, licentiebeheer, updates en technische opvolging. Agilon verwerkt klant- of medewerkersgegevens alleen voor zover dat nodig is voor die dienstverlening en volgens de afspraken met de klant.
Voor eigen administratie, commerciële opvolging, facturatie, licentiebeheer en supportcommunicatie kan Agilon zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Welke gegevens kunnen worden verwerkt?
Afhankelijk van de instellingen kunnen volgende gegevens worden verwerkt:
- identificatiegegevens van gebruikers, zoals naam, e-mailadres, loginmethode, toegelaten domein en laatste login;
- inhoud van vragen, antwoorden, samenvattingen en eventueel ontwerpmails;
- gebruikersinstellingen, toestemming om gesprekken te bewaren, bewaartermijn en data-export of verwijderacties;
- technische gegevens zoals domein, licentiecode, pluginversie, plan, gebruikersaantal, foutmeldingen, update-informatie en configuratie-instellingen;
- interne bronbestanden zoals arbeidsreglementen, policies, procedures en FAQ’s.
De klant moet vermijden dat documenten of vragen onnodige persoonsgegevens, medische details, gevoelige dossiers of informatie over derden bevatten.
3. Waarvoor worden gegevens gebruikt?
De gegevens worden gebruikt om:
- medewerkers toegang te geven tot de HR Helpdesk;
- HR-vragen te beantwoorden op basis van toegelaten bronnen;
- gesprekken, samenvattingen en downloads mogelijk te maken als de klant dit activeert;
- gebruikersbeheer, login, activatie en wachtwoordreset te ondersteunen;
- licentiecontrole, updates, beveiliging en technische support mogelijk te maken;
- fouten, misbruik of technische problemen te onderzoeken.
Gegevens uit klantomgevingen mogen niet worden gebruikt om algemene AI-modellen te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk anders is overeengekomen en juridisch correct is geregeld.
4. Verplichtingen van Agilon als leverancier
Agilon moet minstens deze regels hanteren:
- alleen gegevens verwerken volgens de afspraken met de klant;
- passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen;
- toegang tot klantdata beperken tot personen die die toegang nodig hebben voor support of beheer;
- medewerkers en eventuele onderaannemers aan vertrouwelijkheid binden;
- geen klantdata hergebruiken voor andere klanten;
- de klant informeren bij relevante beveiligingsincidenten;
- de klant helpen bij vragen rond inzage, export, correctie of verwijdering voor zover Agilon daar technisch bij betrokken is;
- subverwerkers, zoals hosting-, mail- of AI-diensten, transparant maken in de verwerkersovereenkomst;
- gegevens verwijderen of terugbezorgen na afloop van de samenwerking volgens de contractuele afspraken.
De AVG vereist dat verwerkers passende beveiligingsmaatregelen nemen en de verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij onder meer beveiliging, rechten van betrokkenen en datalekken.
5. Verplichtingen van de klant naar medewerkers
De klant moet medewerkers duidelijk informeren over het gebruik van de HR Helpdesk. Minstens moet de klant uitleggen:
- dat medewerkers met een AI-ondersteunde HR-helpdesk chatten;
- welke gegevens worden verwerkt;
- waarom de gegevens worden verwerkt en op welke rechtsgrond;
- of gesprekken worden bewaard en hoe lang;
- wie intern toegang heeft tot de data;
- wanneer vragen automatisch of manueel naar HR kunnen worden doorgestuurd;
- welke rechten medewerkers hebben, zoals inzage, correctie, verwijdering of bezwaar;
- bij wie medewerkers terechtkunnen voor privacyvragen.
De klant moet ook bepalen of een DPIA of voorafgaande privacyreview nodig is, zeker wanneer de helpdesk breed wordt uitgerold, gevoelige HR-contexten bevat of gesprekken automatisch naar HR worden doorgestuurd.
6. Bewaartermijnen en inactieve gebruikers
De klant bepaalt de bewaartermijn voor gesprekken. Gesprekken die ouder zijn dan de ingestelde termijn kunnen automatisch worden verwijderd volgens de plugininstellingen.
De plugin kan ook bijhouden wanneer een gebruiker voor het laatst inlogde. Gebruikers kunnen na een door de klant gekozen periode als inactief worden gemarkeerd. Inactieve gebruikers worden niet meegeteld voor de licentielimiet, maar worden niet automatisch verwijderd tenzij de klant daar een aparte procedure voor voorziet.
7. Contact en rechten
Medewerkers nemen voor privacyvragen in eerste instantie contact op met de HR-dienst of privacyverantwoordelijke van hun werkgever. De klant blijft verantwoordelijk voor het behandelen van verzoeken van medewerkers. Agilon ondersteunt de klant technisch wanneer dat nodig is voor export, verwijdering, foutanalyse of support.
