AI transparantieverklaring

Deze pagina legt uit hoe Agilon BV artificiële intelligentie gebruikt binnen de HR Helpdesk.

We willen transparant zijn over wat de HR Helpdesk wel en niet doet, welke rol AI speelt, welke beperkingen er zijn en wanneer je best een mens contacteert.

1. Wat is de HR Helpdesk?

De HR Helpdesk is een digitale AI-helpdesk die medewerkers, leidinggevenden en HR-teams helpt bij werkgerelateerde HR-vragen.

Je kan de HR Helpdesk vragen stellen over bijvoorbeeld:

arbeidsreglement;
policies;
procedures;
jaarlijkse vakantie;
ziekte;
arbeidsduur;
bedrijfswagen;
onkosten;
social media;
hospitalisatieverzekering;
andere werkgerelateerde HR-onderwerpen.

De HR Helpdesk gebruikt AI om antwoorden te formuleren op basis van je vraag en de beschikbare bronnen.

2. Je chat met AI

Wanneer je de HR Helpdesk gebruikt, chat je met een AI-systeem.

De antwoorden worden automatisch gegenereerd. Er zit dus niet altijd onmiddellijk een HR-medewerker mee te lezen of mee te antwoorden.

Daarom toont de HR Helpdesk duidelijk dat je met een AI HR-helpdesk chat.

3. Wat doet de HR Helpdesk?

De HR Helpdesk kan:

algemene HR-informatie geven;
interne regels en procedures helpen uitleggen;
relevante bronnen of documenten aanduiden;
aangeven wanneer iets onzeker is;
doorverwijzen naar HR, payroll, legal, Fleet of een andere bevoegde contactpersoon;
een samenvatting van je gesprek maken;
een ontwerpmail voorbereiden waarmee je je vraag kan doorsturen naar de juiste contactpersoon.

4. Wat doet de HR Helpdesk niet?

De HR Helpdesk neemt geen beslissingen over jou.

De tool beslist dus niet over:

aanwerving;
ontslag;
loon;
promotie;
evaluatie;
sancties;
verlofgoedkeuring;
ziektecontrole;
arbeidsongeschiktheid;
geschillen;
individuele rechten of verplichtingen.

De HR Helpdesk geeft ook geen bindend juridisch advies.

Als een vraag juridische, financiële, persoonlijke of arbeidsrechtelijke gevolgen kan hebben, moet een bevoegde persoon binnen de organisatie dit bevestigen.

5. Welke bronnen gebruikt de AI?

De HR Helpdesk kan antwoorden baseren op bronnen die door de organisatie zijn gekoppeld, zoals:

arbeidsreglement;
interne policies;
procedures;
handleidingen;
cao’s of bedrijfsafspraken, voor zover beschikbaar;
officiële Belgische bronnen;
andere relevante documenten.

De HR Helpdesk probeert de juiste bron te gebruiken. Toch kan AI fouten maken, een bron verkeerd interpreteren of onvoldoende context hebben.

Controleer belangrijke informatie daarom altijd bij HR, payroll, legal of de bevoegde interne contactpersoon.

6. Waarom stelt de HR Helpdesk soms bijkomende vragen?

Sommige HR-vragen kunnen alleen correct worden beantwoord als er extra context is.

Daarom kan de HR Helpdesk eerst een verduidelijkende vraag stellen, bijvoorbeeld over:

je arbeidsregime;
het aantal dagen per week dat je werkt;
je statuut;
je anciënniteit;
je paritair comité;
de leeftijd van je kind;
de relatie tot een overleden familielid;
je verlofsaldo;
de toepasselijke policy;
de goedkeuring door je leidinggevende.

De HR Helpdesk stelt maximaal één vraag per keer wanneer extra context nodig is.

7. Beperkingen van AI

AI kan nuttig zijn, maar is niet foutloos.

Mogelijke beperkingen:

het antwoord kan onvolledig zijn;
de AI kan een bron verkeerd interpreteren;
de AI kan te weinig context hebben;
de AI kan een regel te algemeen formuleren;
de AI kan informatie geven die moet worden bevestigd door HR, payroll of legal;
de AI kan soms een bron niet vinden of niet correct koppelen.

Als je twijfelt, volg dan niet blind het antwoord van de HR Helpdesk. Vraag bevestiging aan de juiste interne contactpersoon.

8. Geen automatische HR-beslissingen

De HR Helpdesk is bedoeld als informatie- en ondersteuningstool.

De tool wordt niet gebruikt om zelfstandig beslissingen te nemen die juridische gevolgen hebben of jou op een vergelijkbare manier belangrijk treffen.

Beslissingen over bijvoorbeeld loon, verlof, sancties, ontslag, evaluatie, ziekte of individuele dossiers worden niet door de AI genomen.

9. Menselijke tussenkomst

Je kan altijd menselijke tussenkomst vragen.

Contacteer HR, payroll, legal, Fleet, je leidinggevende of een andere bevoegde contactpersoon wanneer:

het antwoord gevolgen kan hebben voor je rechten of loon;
het om een individueel dossier gaat;
het antwoord onduidelijk of onzeker is;
je het niet eens bent met het antwoord;
je situatie gevoelig, persoonlijk of dringend is;
je een formele beslissing of goedkeuring nodig hebt.

Indien beschikbaar kan je via de knop “Maak ontwerpmail” een mail voorbereiden met een samenvatting van je vraag en het antwoord dat je van de HR Helpdesk kreeg.

10. AI en privacy

Wanneer je de HR Helpdesk gebruikt, kunnen je vraag, de chatcontext en relevante bronfragmenten worden verwerkt om een antwoord te genereren.

Geef daarom alleen informatie die nodig is voor je vraag.

Vermijd het delen van gevoelige details, zoals medische informatie, familiale problemen, conflicten, klachten of persoonsgegevens van anderen, tenzij dat echt nodig is.

Meer informatie vind je in onze privacyverklaring.

11. AI-geletterdheid en verantwoord gebruik

Agilon BV neemt maatregelen om AI verantwoord te gebruiken.

Dat betekent onder meer:

gebruikers duidelijk informeren dat ze met AI chatten;
AI niet gebruiken als vervanging van HR, payroll of legal;
bronnen en instructies zorgvuldig beheren;
medewerkers en beheerders informeren over de werking en beperkingen van de HR Helpdesk;
antwoorden laten doorverwijzen naar mensen wanneer de situatie dat vereist;
de werking van de HR Helpdesk opvolgen en verbeteren.

12. Wanneer gebruik je de HR Helpdesk beter niet?

Gebruik de HR Helpdesk niet als enige bron bij:

dringende situaties;
formele klachten;
medische of psychosociale noodsituaties;
conflicten;
ontslag;
sancties;
discriminatie;
arbeidsongevallen;
privacy-incidenten;
loonbetwistingen;
juridische geschillen;
situaties waar onmiddellijke menselijke tussenkomst nodig is.

Neem in zulke gevallen rechtstreeks contact op met HR, payroll, legal, de vertrouwenspersoon, preventieadviseur, je leidinggevende of de bevoegde interne contactpersoon.

13. Vragen of opmerkingen

Heb je vragen over het gebruik van AI binnen de HR Helpdesk?

Contacteer:

Agilon BV
robby@agilon.be